"NOVEDADES EN LAS NORMAS ISO 9001 Y 14001 Y TRANSICIÓN A LAS NUEVAS VERSIONES 2015"

A finales del año pasado se publicaron las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001:

• ISO 9001:2015 Quality management systems -- Requirements
• ISO 14001:2015 Environmental management systems -- Requirements with guidance for use

El desarrollo de las nuevas versiones se ha realizado coincidiendo con una coyuntura internacional de crisis económica. Esta circunstancia ha tenido reflejo, en nuestra opinión, en la redacción de las normas. El hecho de que algunas empresas certificadas en ISO 9001:2008 no fueran capaces de sobrellevar la crisis ha tenido su incidencia a la hora de considerar mejoras en la redacción de la versión de 2015.

La actual versión de las normas, tanto ISO 9001:2015 como ISO 14001:2015, establece como situación de partida el análisis del contexto, tanto interno como externo, así como la identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. De esta manera, situamos a la empresa  en unas circunstancias que nos ayudarán a planificar con más acierto el sistema de gestión y los objetivos estratégicos.

Una vez identificado el contexto y las partes interesadas, ambas normas demandan una gestión de riesgos por parte de la alta dirección para actuar sobre aquellas amenazas y oportunidades que se hayan identificado. La gestión de riesgos no se exige formalmente de una determinada manera, pero sí se demanda de manera transversal a lo largo de todo el sistema de gestión. Esto es, por ejemplo, considerar los riesgos organizacionales, los asociados a cada proceso o los propios de cada aspecto ambiental.

Tanto el diseño del sistema de gestión como la formulación de objetivos estratégicos debe ser consecuencia de lo anterior. Lógicamente, todo esto complementa a los requisitos de la versión anterior de la norma que, casi en su totalidad, siguen vigentes.

Desde GESYCAL hemos desarrollado en nuestra aplicación ISOFACIL, en el módulo de contexto, una solución sencilla,  intuitiva  y potente para ligar la planificación de la empresa con su contexto y gestión de riesgos

CAMBIOS EN LA VERSIÓN 2015 DE LA ISO 9001 Y DE LA ISO 14001

A modo de resumen enumeramos los principales cambios:

• Estructura de Alto Nivel (10 bloques). Con el fin de integrar mejor todas las normas y que se realice una mayor comprensión del enfoque a procesos, se han reestructurado los capítulos de la norma en 10 bloques, donde los requisitos normativos están del 4º al 10º.
• La alta dirección tiene la obligación de demostrar que se dedica a las actividades clave del sistema de gestión de calidad. Es posible que este cambio implique una mayor participación, en algunos casos, en las auditorías de certificación.
• Se elimina la obligatoriedad de un “representante de la dirección” con la ambición de integrar el sistema en la rutina diaria de la organización.
• Identificar las cuestiones internas y externas que pueden afectar a la capacidad de la organización, así como las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• Desaparece la acción preventiva, que es sustituida por la gestión de riesgos que incorpora el sistema de gestión.
• Se elimina la referencia a manual de calidad, procedimientos documentados y registros, en su lugar: “información documentada” y “mantener información documentada”. En este sentido, la norma es más flexible sobre el tipo de documento (manual, procedimiento, instrucción, proceso, registro) y el soporte que transporta la información del sistema de gestión, enfocado a los sistemas informáticos (ERP, CRM…)
• De otra parte, la exigencias de procedimientos documentados se relaja en la redacción de la nueva versión de las normas. Esto no significa, no obstante, que no sea adecuado documentarlos. La redacción y codificación de los procedimientos de las versiones anteriores de las normas pueden ser igualmente válidos para la nueva versión.
• Acción proactiva para la protección del medio ambiente (ISO 14001:2015)
• Mayor presencia del indicador y desempeño medioambiental (ISO 14001:2015)
• Enfoque de ciclo de vida. No bastará con gestionar aspectos ambientales asociados con las compras y subcontratación, sino que se requiere ir más allá influyendo positivamente sobre los impactos ambientales asociados con las compras, el diseño del producto, la propia producción o prestación del servicio, y el uso posterior de esos productos por parte del cliente, hasta el final de su vida útil.
• Comunicación medioambiental transparente y proactiva. La comunicación externa deja de ser una opción y se convierte en la práctica en una obligación si es requerida por la administración o las expectativas de sus partes interesadas.

En definitiva, no se trata de cambios estéticos o formales, en nuestra opinión. Se coloca al sistema de gestión en perspectiva con su contexto para su diseño e implementación. Se pretende avanzar en una mayor integración en la rutina diaria de la organización, facilitando requisitos documentales pero exigiendo una mayor implicación de la alta dirección.  La ISO 14001:2015 incorpora conceptos como ciclo de vida, partes interesadas y gestión de riesgo que nos obligarán a revisar la instrucción para identificación y evaluación de aspectos ambientales de la versión anterior, además de la planificación del sistema de gestión.

TRANSICIÓN A LA NUEVA VERSIÓN DE 2015

Desde GESYCAL invitamos a atacar la transición de las normas con tiempo y en cualquier caso, aprovechando las auditorías de renovación del certificado.  La aplicación ISOFACIL facilita la integración de los nuevos requisitos de forma muy operativa.

Por último, indicar que el periodo de coexistencia de las versiones anteriores con las versiones ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 se extiende a septiembre de 2018.

Cristobal Palanca Maresca

Gerente de Gesycal