Uno de los momentos más importantes en la vida de un trabajador es cuando se incorpora a una nueva empresa. Esta fase, denominada Onboarding, consiste en hacer que la nueva incorporación se sienta parte de nuestra empresa desde el primer día.

Principalmente este proceso se lleva a cabo desde el área de Recursos Humanos pero es importante que se involucre a todas las áreas y equipos de la compañía.  

¿Quién no recuerda su primer día del trabajo? ¿Podrías decir quién estuvo contigo, si tenías un sitio donde sentarte? Seguro que sí porque las primeras impresiones dejan huella y las organizaciones debemos ser conscientes de ello.

Las sesiones de bienvenida tienen un claro objetivo: ayudar a que conozca las políticas y cultura de la compañía y aquellos valores que nos identifican. Además, es el momento perfecto para conocer los equipos y que se adapte a su nuevo puesto.

Un Onboarding efectivo nos va a ofrecer muchas ventajas. Nos permitirá retener a los nuevos empleados y además aumentará la productividad de los actuales.

En estos primeros días los nuevos empleados desarrollarán su sentimiento de pertenencia, aumentarán su confianza, disminuirán las dudas y si hacemos una buena labor, reducirán sus frustraciones y resentimientos, lo que eliminará la posibilidad de una renuncia temprana.

Como todo proceso, lo mejor para su desarrollo es contar con un diseño diferenciado en etapas. En este caso, debemos comenzar con el pre-onboarding (primera etapa) que se inicia desde la búsqueda del candidato. Cuando redactamos la oferta laboral se debe incluir los valores de la empresa y debemos motivar a los futuros trabajadores a que se unan a nosotros. La entrevista también es una buena ocasión para dar a conocer las normas diarias y las características del equipo al que se va unir. Así sabremos si ese candidato se sentirá a gusto en nuestra organización. Aprovecha este momento para personalizar el contacto con el candidato, llámale por su nombre y hazle sentir especial.

La web corporativa es un escaparate de todo lo que somos como empresa. Utiliza esta herramienta para dar a conocer tus valores y así los posibles candidatos sepan de antemano esta información. 

La siguiente fase se centra en el primer día de trabajo. No improvises. Ten cerrado de antemano dónde te vas a encontrar con él. Que alguien de Recursos Humanos lo acompañe hasta su puesto de trabajo y presente a los integrantes del equipo que va a formar. Agenda con su jefe directo un encuentro tranquilo para recibirlo y conversar acerca de lo que espera de él y cuáles son los objetivos por cumplir por su parte. Comer juntos el primer día acompañado de un kit de bienvenida pueden ser una buenas prácticas.

Lo material en este caso también es importante. Necesita su sitio en orden y aquellos medios técnicos que se sean necesarios para desarrollar su trabajo.  Prepara el portátil, el acceso a wifi y la intranet y el acceso a los programas que necesitará para comenzar a trabajar.

También enviaremos un email a todos los miembros de la organización o comunicaremos la incorporación en la intranet para que sus nuevos compañeros le den la bienvenida y así fomentar un buen clima laboral desde el primer día.

La siguiente fase para conseguir un satisfactorio onboarding tiene lugar durante la primera semana. Intenta que la adaptación sea paulatina, que esté centrada en el conocimiento de la compañía más allá que en la productividad. Es el momento de conocer más que de hacer.

El Onboarding no se terminará la primera semana porque es necesario que el acompañamiento se mantenga los siguientes días para realizar una integración con éxito. Ahora toca hacerle ver que en esa compañía puede desarrollarse profesional y personalmente. No podemos permitir que se produzca una fuga de talento. Pensad en el tiempo, y como consecuencia en el dinero, que hemos invertido en ese nuevo trabajador, para no ser ahora capaz de conseguir que se quede.

Finalmente, ha llegado el momento para la presentación de clientes y proveedores, una vez que ya conoce qué somos, qué hacemos y cómo trabajamos. También podemos incluir algún evento tipo teambulding que ayudará a fomentar la inclusión del nuevo trabajador, además de potenciar el buen ambiente en la empresa.

El proceso de onboarding debería durar de tres meses a un año.

Recuerda que debemos cumplir las expectativas que se ha creado en el proceso de selección. La primera cita ya ha pasado ahora tenemos que enamorar al trabajador para que se quede a nuestro lado.  

Ana Holgado. Directora de Recursos Humanos de Selectiva